Hi, mijn naam is Wietske en ik werk al een aantal jaar als Backoffice Medewerker voor de afdeling scholing binnen HaKa. Voordat ik als Backoffice medewerker aan de slag ben gegaan, heb ik 12 jaar in de jeugdzorg- en gehandicaptenzorg gewerkt. De overstap naar deze functie was voor mij een bewuste keuze: ik wil nog steeds een bijdrage leveren aan de jeugdzorg, maar dan met een baan die minder hectisch is. Bij HaKa zorg ik ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt, zodat professionals zich kunnen focussen op hun belangrijke werk.
“Wie een belangrijke schakel wil zijn in de ondersteuning van professionals in de zorg, zit bij HaKa op de juiste plek.”
Elke dag is anders
Wat ik zo leuk vind aan mijn werk? De dynamiek! Je weet onderweg naar werk nog niet wat die dag gaat brengen. Natuurlijk zitten er vaste onderdelen aan, maar doordat er binnen het onderdeel scholing echt maatwerk wordt geleverd, is iedere deelnemer uniek. Elke ochtend start ik met het doornemen van de mailbox. Hier komen intakeformulieren en vragen van klanten en deelnemers binnen. Ik verwerk deze informatie, regel inschrijvingen en zorg ervoor dat leeromgevingen en e-learnings klaarstaan. Daarnaast ben ik het luisterend oor aan de telefoon. Deze gesprekken gaan vaak over het opvragen van informatie, inschrijvingen, vragen over betalingen en technische vragen. Soms kan ik deze mensen direct helpen, maar soms moet ik schakelen naar de juiste persoon. Ook de facturatie en het bijhouden van de verkoopsite zijn onderdeel van mijn dagelijkse taken.
De trajecten aan diverse scholing en trainingen zijn echte maatwerktrajecten. Wanneer iemand zijn of haar scholingstraject wil beginnen, kijken we individueel wat iemand nodig heeft om tot registratie te komen en stemmen daar het traject op af. Hierdoor moet je scherp zijn in het beantwoorden van vragen en juist de vraag achter de vraag weten te achterhalen. Hierdoor ben je de professional nog beter van dienst en juist dat extra stapje zetten wordt van je verwacht. Als Backoffice medewerker ben ik een echte spin in het web. Wanneer deelnemers contact zoeken moet je goed kunnen inschatten welke vragen spoed hebben en welke minder urgent zijn. Het geef mij voldoening om het hele proces, van het eerste contact tot het afronden van een traject te begeleiden. Zo zorg ik ervoor dat deelnemers een goede start maken en professionals in de zorg optimaal ondersteund worden. Je draagt achter de schermen een beetje bij aan de kwaliteit van zorg!
“Ontdek de vraag achter de vraag.”
Waarom dit werk zo waardevol is
Bij het uitvoeren van deze functie helpt mijn achtergrond in de jeugdzorg. Ik weet hoe belangrijk het is dat professionals goed ondersteund worden. In het sociaal domein draait het om het bieden van de juiste hulp aan een kind en dat begint bij goed opgeleide professionals. HaKa speelt hier een grote rol in en ik ben trots dat ik hieraan kan bijdragen.
Bij Haka draait het om meer dan administratief verwerken. Het werkveld is continu aan het veranderen en daar moeten de processen dus ook continu op worden afgestemd. Daar ligt de uitdaging in het werken bij HaKa. We kijken verder dan standaardprocedures en denken actief mee. Ik krijg de ruimte om processen te verbeteren en initiatief te nemen, samen met mijn collega’s zorgen we zo voor het beste resultaat. Dat maakt mijn werk niet alleen uitdagend, maar ook waardevol.
Wat maakt een goede Backoffice medewerker?
Om dit werk goed te kunnen doen moet je snel kunnen schakelen en stressbestendig zijn. Omdat ik veel contact heb met mensen uit de praktijk, “oud-collega’s” uit de zorg, is het belangrijk om de juiste verwachtingen te scheppen en direct te schakelen met de juiste collega’s.
Daarnaast is sociaal toegankelijk zijn een must. Ik heb dagelijks contact met klanten, deelnemers en collega’s. Soms vraagt dat om buiten de standaardlijntjes te kleuren en creatief mee te denken in oplossingen. Dat maakt het werk uitdagend en leuk!
Klaar voor een nieuwe uitdaging?
Lijkt deze rol jou op het lijf geschreven? Ben jij iemand die niet terugschrikt van een dynamische werkdag, snel schakelen en graag een ondersteunende rol vervult binnen de zorg? Dan is de functie van Backoffice Medewerker bij HaKa misschien wel iets voor jou! Bekijk hier de vacature en word onderdeel van een gedreven team dat zich inzet voor de beste ondersteuning in de zorg.